Посадові обов`язки секретаря друкарки

Посадова інструкція - головний організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність секретаря.

Посадова інструкція - документ тривалого користування і застосовується до заміни нової посадової інструкції. Тому до її складання слід поставитися з великою відповідальністю. Що в посадовій інструкції записано, то й спитається. Які права у ній дані, ті Ви і маєте.

Секретар повинен знати:

постанови, розпорядження, накази та ін керівні нормативні документи вищестоящих та інших органів, що стосуються організації діловодства;

державну систему документаційного забезпечення управління;

стандарти Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;

структуру організації;

організацію діловодства в організації;

схеми документообігу;

порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності;

строки та порядок здавання справ до архіву;

системи організації контролю за виконанням документів;

оргтехніку та ін засоби механізації управлінської праці;

основні економіки, організації виробництва, праці і управління;

законодавства про працю та охорону праці РФ;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

правила і норми охорони праці, техніки безпеки виробничої санітарії, протипожежного захисту.

Кваліфікаційні характеристики секретаря, секретаря-друкарки та секретаря-стенографістки фактично аналогічні з додаванням машинописного оформлення документів у секретаря-друкарки та стенографування у секретаря-стенографістки. Тому досить скористатися однією з цих кваліфікаційних характеристик. Наприклад, посадові обов'язки секретаря-друкарки дані так:

виконує функції із забезпечення обслуговування роботи керівника організації або її підрозділів;

отримує для керівника відомості про працівників підрозділів, викликає їх за його дорученням; організовує телефонні переговори керівника;

приймає і передає телефонограми, записує під час відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить їх до його відома;

стежить за забезпеченням керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови для його ефективної роботи керівника;

передає і приймає інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв;

друкує за вказівкою керівника різні матеріали;

веде діловодство, приймає надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в організації порядком і передає після її розгляду керівникам підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи, або підготовки відповіді, стежить за термінами виконання доручень керівника, взятих на контроль;

приймає документи на підпис керівнику;

організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності та виконання прохань і пропозицій працівників;

формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання у встановлені терміни і здає в архів.

Повинен знати:

постанови, розпорядження, накази та ін керівні нормативні документи вищестоящих та інших органів, що стосуються організації діловодства;

керівний склад організації та її підрозділів;

машинопис, правила орфографії і пунктуації, порядок розташування матеріалу при печатки різних документів;

правила друкування ділових листів та використання типових форм;

правила експлуатації організаційної техніки;

стандарти, уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації;

основи організації праці;

законодавство про працю та охорона праці РФ;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.